Resumen:La firma digital se ha convertido en una herramienta esencial para las empresas, permitiendo firmar documentos electrónicos de forma segura, trazable y con validez legal, sin necesidad de papel. En este artículo revisamos qué es la Firma Digital, para qué se utiliza hoy en áreas como RRHH, contabilidad y gestión administrativa, y cuáles son los tipos de firma electrónica vigentes en Chile: firma electrónica simple y firma electrónica avanzada, según la Ley N°19.799. También abordamos brevemente su evolución en el país y cómo la digitalización aceleró su adopción, para finalmente destacar cómo soluciones integradas, como la futura firma digital de Uwigo, apuntan a simplificar aún más los procesos laborales y documentales dentro de las empresas. |
Durante años, firmar documentos fue sinónimo de imprimir, firmar con lápiz, escanear, enviar por correo y archivar. Un proceso lento, propenso a errores y poco amigable con el trabajo remoto.
Hoy, la firma digital cambió por completo ese escenario y se transformó en una pieza muy importante para empresas, estudios contables y áreas de RRHH que necesitan agilidad, orden y cumplimiento legal.
En este artículo te explicamos qué es la firma digital, qué tipos de firmas existen en Chile, cómo ha evolucionado su uso en el país y por qué se está convirtiendo en un estándar para la gestión documental moderna.
La firma digital es un mecanismo tecnológico que permite firmar documentos electrónicos de forma segura, trazable, verificable y con plena validez legal, sin necesidad de imprimir ni firmar físicamente.
A diferencia de una imagen escaneada de una firma manuscrita, la firma digital utiliza métodos criptográficos que te permitirán:
En la práctica, esto permite que contratos, anexos, liquidaciones, consentimientos o autorizaciones se firmen 100% online, desde cualquier dispositivo y lugar.
La firma digital se utiliza transversalmente en múltiples procesos, especialmente en contextos donde la rapidez, la trazabilidad y el respaldo legal son críticos, tanto para Pymes como para estudios contables que gestionan alta carga documental:
En todos estos casos, el objetivo es el mismo: reducir los roces, ahorrar tiempo, evitar reprocesos y mantener trazabilidad completa de quién firmó, cuándo y bajo qué condiciones.
En Chile, la normativa distingue principalmente dos tipos de firma electrónica, ambas reguladas por la Ley N°19.799 sobre documentos electrónicos y firma electrónica.
La firma electrónica simple es cualquier mecanismo electrónico que permite identificar al firmante, pero sin un certificado digital avanzado.
Firma con correo y código OTP
Check de aceptación + identificación del usuario
Firma en plataformas digitales con validación básica
Características:
Fácil de usar
Ideal para procesos internos y documentos de menor riesgo
Tiene validez legal, pero su fuerza probatoria es menor
Puede requerir respaldo adicional en caso de controversia
Es ampliamente usada en procesos laborales y administrativos donde lo importante es la rapidez y la experiencia del usuario.
La firma electrónica avanzada utiliza un certificado digital emitido por un proveedor acreditado, lo que permite una identificación robusta del firmante.
Características:
Tiene el mismo valor legal que una firma manuscrita
Alta seguridad y trazabilidad
Mayor fuerza probatoria ante tribunales
Requiere enrolamiento previo del firmante
Es común en contratos de mayor relevancia legal o documentos que requieren un estándar más alto de seguridad.
| Aspecto | Firma Simple | Firma Avanzada |
|---|---|---|
| Nivel de seguridad | Medio | Alto |
| Certificado digital | No | Sí |
| Experiencia de uso | Muy simple | Más exigente |
| Fuerza probatoria | Menor | Máxima |
| Uso típico | RRHH, aprobaciones internas | Contratos críticos |
Ambas son válidas en Chile, y la elección depende del tipo de documento y del nivel de respaldo legal requerido.
Chile fue pionero en Latinoamérica en regulación digital. En el año 2002, se promulgó la Ley N°19.799, que dio el marco legal a los documentos electrónicos y a la firma electrónica, definiendo conceptos, responsabilidades y estándares mínimos de seguridad para su uso tanto en el sector público como en el privado.
Esta ley permitió que contratos, formularios, declaraciones y otros documentos comenzaran a gestionarse de manera electrónica con plena validez jurídica, abriendo el camino para la transformación digital en trámites administrativos, comerciales y laborales.
Desde entonces, el uso de la firma digital ha ido evolucionando en varias etapas:
Hoy, organismos como el Servicio de Impuestos Internos, instituciones públicas y empresas privadas reconocen plenamente documentos firmados electrónicamente, tanto con firma electrónica simple como avanzada, según el tipo de documento, consolidando la firma digital como un estándar operativo para la gestión documental moderna.
Esto ha permitido agilizar trámites, reducir costos y sentar las bases para soluciones integradas dentro de software de gestión, como los sistemas contables y de remuneraciones en la nube que utilizan miles de empresas en el país.
Adoptar firma digital es un tema tecnológico y estratégico, que implica repensar cómo tu empresa diseña, aprueba y respalda sus documentos importantes y cómo se coordinan las distintas áreas para mantener continuidad operativa sin problemas.
Las firmas dejan de depender de la presencia física de una persona o de su disponibilidad en horario de oficina. Jefaturas, gerencias y clientes pueden revisar y firmar desde el celular o el computador, acelerando la circulación de contratos, anexos y autorizaciones internas. Esto se traduce en procesos más cortos, menor cuello de botella y respuestas más rápidas a colaboradores y clientes.
Al no tener que imprimir, enviar, almacenar y luego buscar documentos físicos, se reducen gastos en insumos, bodegas y mensajería. Además, disminuye el riesgo de pérdida de información por extravío, deterioro o archivadores mal gestionados, lo que impacta directamente en la eficiencia del equipo administrativo y contable.
Las personas pueden firmar desde cualquier lugar, en pocos clics, sin trámites presenciales ni intercambio de documentos físicos. Esto es especialmente valorado en procesos de contratación, renovaciones de contrato o acuerdos comerciales, donde la rapidez y claridad del flujo de firma marcan la diferencia en la percepción de profesionalismo de la empresa.
Cada documento firmado queda almacenado en una misma plataforma, con historial de firma, fecha y participantes. Esto facilita auditorías, revisiones internas, respuesta ante fiscalizaciones y el cumplimiento de políticas de gobierno corporativo y normativas laborales y tributarias vigentes en Chile.
Contar con repositorios digitales bien estructurados permite que RRHH, contabilidad y gerencias encuentren rápidamente la versión correcta de cada documento, con plena certeza de que está firmado y vigente. Se reducen duplicados, versiones desactualizadas y correos dispersos con adjuntos, dando más visibilidad al estado de cada proceso.
En especial en RRHH y contabilidad, donde los documentos se multiplican mes a mes, contratos, anexos, liquidaciones, finiquitos, mandatos, poderes, estados financieros, autorizaciones, la firma digital reduce errores, evita reprocesos y mejora la eficiencia operativa, liberando tiempo para tareas de mayor valor como el análisis de información, la planificación financiera y el acompañamiento a las personas dentro de la organización.
La tendencia actual no radica solo en el uso de la firma digital, sino en integrarla directamente en los sistemas de gestión.
En esa línea, Uwigo está trabajando en el lanzamiento de su propia firma digital integrada, disponible como complemento dentro del Portal Colaborador.
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Este lanzamiento permitirá a nuestros clientes que los documentos laborales se firmen de forma simple, desde cualquier dispositivo, sin salir del ecosistema Uwigo, manteniendo todo el flujo de firma y respaldo en un solo lugar.
Un paso más hacia procesos laborales más ágiles, ordenados y alineados con la forma en que hoy trabajan las empresas.
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