¿Qué es la Firma Digital?

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Durante años, firmar documentos fue sinónimo de imprimir, firmar con lápiz, escanear, enviar por correo y archivar. Un proceso lento, propenso a errores y poco amigable con el trabajo remoto.

Hoy, la firma digital cambió por completo ese escenario y se transformó en una pieza muy importante para empresas, estudios contables y áreas de RRHH que necesitan agilidad, orden y cumplimiento legal.

En este artículo te explicamos qué es la firma digital, qué tipos de firmas existen en Chile, cómo ha evolucionado su uso en el país y por qué se está convirtiendo en un estándar para la gestión documental moderna.

Contenido

• ¿Qué es la firma digital?
• ¿Para qué se usa la firma digital?
• Tipos de firma digital en Chile
• Breve historia de la firma digital en Chile
• Beneficios de la firma digital para empresas y estudios contables
• La firma digital integrada como siguiente paso

¿Qué es la firma digital?

La firma digital es un mecanismo tecnológico que permite firmar documentos electrónicos de forma segura, trazable, verificable y con plena validez legal, sin necesidad de imprimir ni firmar físicamente.

A diferencia de una imagen escaneada de una firma manuscrita, la firma digital utiliza métodos criptográficos que te permitirán:

• Identificar de manera confiable al firmante
• Asegurar que el documento no ha sido alterado después de la firma
• Registrar el momento exacto en que se firmó
• Garantizar la integridad completa del archivo firmado 

En la práctica, esto permite que contratos, anexos, liquidaciones, consentimientos o autorizaciones se firmen 100% online, desde cualquier dispositivo y lugar.

¿Para qué se usa la firma digital?

La firma digital se utiliza transversalmente en múltiples procesos, especialmente en contextos donde la rapidez, la trazabilidad y el respaldo legal son críticos, tanto para Pymes como para estudios contables que gestionan alta carga documental:

• Contratos laborales y anexos de contrato
• Documentos de RRHH (liquidaciones, cartas, reglamentos internos)
• Contratos comerciales con clientes y proveedores
• Aprobaciones internas entre áreas o responsables de gestión
• Declaraciones, consentimientos y autorizaciones de colaboradores o clientes

En todos estos casos, el objetivo es el mismo: reducir los roces, ahorrar tiempo, evitar reprocesos y mantener trazabilidad completa de quién firmó, cuándo y bajo qué condiciones.

Tipos de firma digital en Chile

En Chile, la normativa distingue principalmente dos tipos de firma electrónica, ambas reguladas por la Ley N°19.799 sobre documentos electrónicos y firma electrónica.

Firma Electrónica Simple (FES)

La firma electrónica simple es cualquier mecanismo electrónico que permite identificar al firmante, pero sin un certificado digital avanzado.

• Firma con correo y código OTP

• Check de aceptación + identificación del usuario

• Firma en plataformas digitales con validación básica

Características:

• Fácil de usar

• Ideal para procesos internos y documentos de menor riesgo

• Tiene validez legal, pero su fuerza probatoria es menor

• Puede requerir respaldo adicional en caso de controversia

Es ampliamente usada en procesos laborales y administrativos donde lo importante es la rapidez y la experiencia del usuario.

Firma Electrónica Avanzada (FEA)

La firma electrónica avanzada utiliza un certificado digital emitido por un proveedor acreditado, lo que permite una identificación robusta del firmante.

Características:

• Tiene el mismo valor legal que una firma manuscrita

• Alta seguridad y trazabilidad

• Mayor fuerza probatoria ante tribunales

• Requiere enrolamiento previo del firmante

Es común en contratos de mayor relevancia legal o documentos que requieren un estándar más alto de seguridad.

¿Cómo se obtiene?

1. Adquirir un Certificado: Debes adquirir un certificado de firma electrónica avanzada con un proveedor acreditado en Chile, idealmente evaluando opciones que se integren de forma simple con tus sistemas de gestión y procesos administrativos.
2. Validación de Identidad: El proceso de compra y validación de identidad se puede realizar completamente en línea, generalmente utilizando la Clave Única del Estado u otros métodos de validación robusta que aseguran que quien firma realmente corresponde a la persona titular del certificado.
3. Uso del Dispositivo (e-token): En muchos casos, se utiliza un dispositivo físico similar a un pendrive (e‑token) que se conecta al puerto USB del computador para almacenar de forma segura el certificado y firmar los documentos de manera rápida y confiable.
4. Firma de Documentos: El proceso implica cargar el documento (usualmente en formato PDF) en la plataforma o software del proveedor, aplicar la firma con el certificado correspondiente y luego descargarlo o enviarlo de inmediato a las personas involucradas, manteniendo un respaldo digital ordenado y trazable.

Diferencias entre Firma Electrónica Simple y Firma Electrónica Avanzada

Ambas son válidas en Chile, y la elección depende del tipo de documento y del nivel de respaldo legal requerido.

Breve historia de la firma digital en Chile

Chile fue pionero en Latinoamérica en regulación digital. En el año 2002, se promulgó la Ley N°19.799, que dio el marco legal a los documentos electrónicos y a la firma electrónica, definiendo conceptos, responsabilidades y estándares mínimos de seguridad para su uso tanto en el sector público como en el privado.

Esta ley permitió que contratos, formularios, declaraciones y otros documentos comenzaran a gestionarse de manera electrónica con plena validez jurídica, abriendo el camino para la transformación digital en trámites administrativos, comerciales y laborales.

Desde entonces, el uso de la firma digital ha ido evolucionando en varias etapas:

• 2000–2010: Uso limitado, principalmente en el sector público y grandes empresas, enfocado en trámites con el Estado, licitaciones y procesos internos que buscaban reducir papel y formalizar los primeros flujos digitales.
• 2010–2020: Adopción gradual en empresas privadas y procesos comerciales, especialmente en servicios financieros, retail y estudios contables que comenzaron a incorporar plataformas electrónicas para contratos, autorizaciones y documentación con respaldo legal más sólido.
• 2020 en adelante: Aceleración masiva impulsada por el teletrabajo y la digitalización, donde la necesidad de firmar a distancia se volvió urgente. Esto llevó a que Pymes, emprendimientos y oficinas contables integraran la firma electrónica en procesos cotidianos de RRHH, contabilidad, facturación y relacionamiento con clientes y proveedores.

Hoy, organismos como el Servicio de Impuestos Internos, instituciones públicas y empresas privadas reconocen plenamente documentos firmados electrónicamente, tanto con firma electrónica simple como avanzada, según el tipo de documento, consolidando la firma digital como un estándar operativo para la gestión documental moderna.

Esto ha permitido agilizar trámites, reducir costos y sentar las bases para soluciones integradas dentro de software de gestión, como los sistemas contables y de remuneraciones en la nube que utilizan miles de empresas en el país.

Beneficios de la firma digital para empresas y estudios contables

Adoptar firma digital es un tema tecnológico y estratégico, que implica repensar cómo tu empresa diseña, aprueba y respalda sus documentos importantes y cómo se coordinan las distintas áreas para mantener continuidad operativa sin problemas.

Menos tiempos muertos en aprobaciones

Las firmas dejan de depender de la presencia física de una persona o de su disponibilidad en horario de oficina. Jefaturas, gerencias y clientes pueden revisar y firmar desde el celular o el computador, acelerando la circulación de contratos, anexos y autorizaciones internas. Esto se traduce en procesos más cortos, menor cuello de botella y respuestas más rápidas a colaboradores y clientes.

Eliminación de papel y costos asociados

Al no tener que imprimir, enviar, almacenar y luego buscar documentos físicos, se reducen gastos en insumos, bodegas y mensajería. Además, disminuye el riesgo de pérdida de información por extravío, deterioro o archivadores mal gestionados, lo que impacta directamente en la eficiencia del equipo administrativo y contable.

Mejor experiencia para colaboradores y clientes

Las personas pueden firmar desde cualquier lugar, en pocos clics, sin trámites presenciales ni intercambio de documentos físicos. Esto es especialmente valorado en procesos de contratación, renovaciones de contrato o acuerdos comerciales, donde la rapidez y claridad del flujo de firma marcan la diferencia en la percepción de profesionalismo de la empresa.

Documentos centralizados y trazables

Cada documento firmado queda almacenado en una misma plataforma, con historial de firma, fecha y participantes. Esto facilita auditorías, revisiones internas, respuesta ante fiscalizaciones y el cumplimiento de políticas de gobierno corporativo y normativas laborales y tributarias vigentes en Chile.

Mayor control y orden documental

Contar con repositorios digitales bien estructurados permite que RRHH, contabilidad y gerencias encuentren rápidamente la versión correcta de cada documento, con plena certeza de que está firmado y vigente. Se reducen duplicados, versiones desactualizadas y correos dispersos con adjuntos, dando más visibilidad al estado de cada proceso.

En especial en RRHH y contabilidad, donde los documentos se multiplican mes a mes, contratos, anexos, liquidaciones, finiquitos, mandatos, poderes, estados financieros, autorizaciones, la firma digital reduce errores, evita reprocesos y mejora la eficiencia operativa, liberando tiempo para tareas de mayor valor como el análisis de información, la planificación financiera y el acompañamiento a las personas dentro de la organización.

La firma digital integrada como siguiente paso

La tendencia actual no radica solo en el uso de la firma digital, sino en integrarla directamente en los sistemas de gestión.

En esa línea, Uwigo está trabajando en el lanzamiento de su propia firma digital integrada, disponible como complemento dentro del Portal Colaborador.

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