Nómina sin dolores de cabeza: Evita estos 5 errores frecuentes

Para muchas empresas, la nómina puede parecer una tarea más dentro del montón, pero por una serie de experiencias tanto de nuestros clientes como de otras empresas, sabemos que, si el área de Recursos Humanos considera la nómina como una tarea en la que no hay que poner demasiada atención, los errores comenzarán a pasar factura.

Porque basta con un “pequeño error" para que la nómina se transforme en un verdadero dolor de cabeza: trabajadores molestos, multas innecesarias o ajustes que consumen horas valiosas del equipo.

Lo bueno es que muchos de esos errores se pueden evitar con una buena planificación, algunos ajustes en la gestión y herramientas tecnológicas adecuadas. Aquí en este artículo te contamos cuáles consideramos que son los más comunes y cómo solucionarlos antes de que se vuelvan un problema:

Contenido

• Cálculo incorrecto de haberes y descuentos
• No registrar cambios a tiempo
• Retrasos en el pago
• No respaldar la documentación
• Falta de revisión o control final
• ¿Cómo puede ayudarte RemuNet a evitar los errores de nómina?

1. Cálculo incorrecto de haberes y descuentos

Ya sea por desconocimiento de las múltiples leyes laborales, los cambios que se suscitan constantemente en estas mismas leyes o simplemente por errores manuales, calcular de manera incorrecta los haberes y descuentos es uno de los tropiezos más habituales con la nómina.

Por ejemplo, horas extra y gratificaciones mal calculadas, descuentos que no corresponden o asignaciones mal aplicadas generarán conflictos con tus colaboradores y sanciones indeseadas como elevadas multas, ¿estás dispuesto a que tu empresa pague una gran suma de dinero sólo por un “pequeño error”?

¿Cómo evitarlo?

• Debes mantener a tu empresa actualizada con la información legal y contractual. ¿Pero cómo hacer eso sin caer en la paranoia? No hay manera más fácil que tener un software de nómina que se actualice constantemente respecto a todo el ajetreo legal de remuneraciones. Claro que se puede hacer de manera manual, pero tu área de pagos debe estar atenta y actualizada de todos los cambios en remuneraciones para el año en curso, incluidos aquellos que son inesperados. Aquí puedes leer nuestro artículo sobre los cambios en remuneraciones del 2025, pero siempre debes consultar el sitio de la Dirección del Trabajo.
• Un software de nómina también te ayudará a automatizar los cálculos de nómina, minimizando el error humano y manteniendo tu empresa segura y tu reputación intachable.
• Además de tener un software de nómina y remuneraciones, no puedes olvidarte de la capacitación constante del equipo de Recursos Humanos, ellos son los que están en contacto con tus colaboradores, con las modificaciones legales y si esa área está bien informada, podrás reducir un gran porcentaje de errores y malentendidos.

2. No registrar cambios a tiempo

Pero no sólo hay cambios legales que debes tener en cuenta. Gestionar personas también genera una gran cantidad de modificaciones como cambios en la jornada, nuevos contratos, licencias médicas, vacaciones, préstamos al colaborador, entre otras. Todo esto debe verse reflejado a tiempo en la nómina.

Nuevamente, igual que con el punto anterior, si se te pasa, ya sea por desconocimiento o por descuido, no sólo afectas el pago del trabajador, sino que puedes incurrir en incumplimientos legales y esos los debes evitar a toda costa.

¿Cómo evitarlo?

• Debes establecer un sistema de reportes internos ágiles entre jefaturas y el área de Recursos Humanos. La comunicación es primordial para ojalá dejar en cero los errores.
• La automatización de alertas que avisen de novedades contractuales o permisos en curso también te ayudarán a mantener el área más ordenada y la aliviarán. Sí, automatizar todo lo que puedas automatizar es una buena idea y un consejo valioso en cualquier de las áreas de tu empresa. Tenlo en cuenta.

3. Retrasos en el pago

Podemos culpar a procesos lentos dentro de las áreas correspondientes o a la falta de organización en estas mismas áreas, sin embargo, sea cual sea la causa, pagar fuera de plazo daña profundamente la confianza de tus trabajadores, generándoles un estrés adicional tanto a ellos como a tu empresa y también puede costarte multas o intereses que pueden evitarse de manera más sencilla de la que crees.

¿Cómo evitarlo?

• Programa los pagos con anticipación. Sí, un consejo que parece fácil de seguir y bastante lógico, pero en el que, con base en nuestra experiencia trabajando con empresas, fallan más negocios del que se suele creer.
• Usa plataformas que integren la planificación de la nómina con los flujos de pago, una vez más, la tecnología es tu mejor aliada a la hora de gestionar el trabajo del área de remuneraciones.
• Establece un calendario laboral claro, con días claves marcados, eso de seguro ayudará al flujo del área y a mantener los pagos al día, como corresponde.

4. No respaldar la documentación

Papeleo extraviado, contratos sin firma, liquidaciones sin respaldo. Puede que todos estos errores pasen desapercibidos por mucho tiempo, pero es cosa de que caiga la Dirección del Trabajo un día a fiscalizar o que tengas que demostrar algo ante uno de tus colaboradores cuando vas a notarlos y a estresarte. Este error resume los “vicios” de remuneraciones que hemos tratado en este artículo, pero hay manera de solucionarlo:

¿Cómo evitarlo?

• Digitaliza toda la documentación laboral y mantén copias seguras, no te puedes imaginar lo importante que será ante fiscalizaciones o problemas hacer esto tan simple. Existen plataformas de respaldo de documentación y de firma de documento digital y también algunos softwares de remuneraciones y nómina te entregan esa funcionalidad.
• Estas plataformas también te permitirán centralizar contratos, anexos y liquidaciones de forma ordenada y trazable. Tener todos esos documentos respaldados en un solo lugar y con acceso desde cualquier dispositivo para aquellos que corresponda te ahorrará “sangre, sudor y lágrimas” como dicen.

5. Falta de revisión o control final

Enviar la nómina sin una segunda revisión es como publicar un texto sin corregirlo: podemos rogar para que esté perfecto y puede que en ocasiones resulte, pero también puede tener un error que no viste.

¿Vas a dejar algo tan importante al azar, sabiendo que, en este caso, ese error tiene consecuencias legales y monetarias? Sabemos que la respuesta es no y aquí te contamos cómo subsanar este error:

¿Cómo evitarlo?

• Establece una doble validación del proceso antes de cerrar cada nómina, es justo que lo hagas, porque cuatro ojos ven más que dos. Debes establecer esta doble validación como un proceso obligatorio que debe seguirse siempre.
• Usa reportes comparativos para revisar cambios respecto al mes anterior, poder hacer esa comparación como un proceso constante también te apoyará en conocer cambios abruptos que no deberían estar ahí.
• Automatiza los checklists para que no se pase nada por alto. Debes decir: “de nuevo con eso de automatizar” y sí, lo repetiremos hasta el cansancio, ya que la automatización de procesos no solamente evita errores, sino que descongestiona los procesos repetitivos y focaliza tu tiempo y el de tus colaboradores a tareas más importantes.

¿Cómo puede ayudarte RemuNet a evitar los errores de nómina?

Y un artículo de blog que no te entregue una solución no estaría completo.

Con RemuNet, nuestro software de nómina y remuneraciones, puedes dejar atrás los cálculos manuales, las planillas eternas y los recordatorios pegados en el monitor.

Nuestra plataforma automatiza la gestión de nómina, centraliza toda la información laboral y te alerta a tiempo sobre cualquier cambio importante. En otras palabras: una nómina precisa, ordenada y sin sorpresas ni multas.

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Esperamos que este artículo te haya ayudado a detectar los errores de nómina y si estás cometiendo alguno, ¡No te martirices! Existen soluciones tanto en el interior de tu empresa, tus colaboradores y en el mercado para solucionarlas.

Recuerda que en este blog subimos mensualmente artículos relacionados con empresas, Estudios Contables y contadores para que no dejes de visitarnos.