El artículo aborda la automatización de empresas contables, enfatizando la necesidad de una implementación estratégica para evitar errores comunes. Se describen cuatro fallas principales: intentar automatizar todo de una vez, seleccionar software inadecuado, no capacitar al personal y omitir la medición de resultados. Para cada error, se ofrecen consecuencias y soluciones prácticas, como comenzar con automatizaciones de alto impacto, elegir software especializado y ofrecer formación continua. El artículo también proporciona consejos adicionales y resalta los beneficios de una automatización bien ejecutada, incluyendo la eficiencia, la reducción de errores y una mejor reputación.
Ya lo hemos dicho hasta el cansancio: automatizar una empresa contable ya se ha convertido en una necesidad para crecer de manera ordenada, eficiente y profesional. Sin embargo, algunas de estas empresas o estudios contables, al intentar dar el salto, cometen errores que terminan retrasando los beneficios y aumentando la frustración del equipo, pero lo peor es que incluso generan más trabajo en lugar de hacer más simples los procesos.
La tecnología bien implementada permite liberar tiempo, reducir errores y mejorar la calidad del servicio. Pero para que eso ocurra, debemos evitar estos 4 errores típicos que frenan el proceso de automatización en los estudios contables. Aquí te los explicamos en detalle y te damos recomendaciones para hacerlo bien desde el inicio, junto a ejemplos prácticos y casos frecuentes que te ayudarán a identificar si estás cayendo en alguna de estas trampas.
Uno de los errores más frecuentes es querer implementar todas las automatizaciones posibles al mismo tiempo. Esto genera sobrecarga, confusión y resistencia del equipo. La ansiedad por "ver resultados rápido" suele llevar a procesos desordenados, sin una estrategia clara.
Si tienes colaboradores, debes tener en cuenta que si intentas automatizar bancos, SII, centralización, reportes e indicadores todo en un mismo mes, terminarás saturando a tu equipo, perdiendo de vista el orden lógico y, a veces, volviendo al Excel por frustración, algo que no quieres que suceda en tu empresa.
El segundo error común que hemos detectado recae en esos estudios contables que optan por plataformas que no están pensadas para la manera en que trabajan o que no están adaptadas a la normativa de nuestro país. Elegir mal la herramienta puede significar perder tiempo, dinero y, lo peor de todo, credibilidad ante tus clientes.
Cuando estés listo para contratar los servicios de un software contable o una plataforma de gestión para tu empresa, debes realizar las preguntas correctas para encontrar la solución ideal que se ajuste a tu empresa. Una de las más importantes es saber si esta plataforma está pensada para estudios contables o contadores o para empresas en general.
Otra pregunta que te recomendamos es saber si esta solución cumple con la normativa chilena y si esta integración se va actualizando en la medida que las leyes cambian. Los contadores mejor que nadie saben que el SII va cambiando muy rápido la manera en que se hacen y cómo se solicitan las cosas y el software debe ir acorde a eso.
Tener un soporte de respaldo te hará aliviará muchos de tus dolores y preguntas, sin embargo, debes saber si la gente de soporte entiende tu "lengua contable" o sólo entiende el lenguaje técnico. Que en el soporte puedas encontrar a personas que sepan qué y cómo lo estás preguntando, va a ser muy importante.
La tecnología no funciona sola. Sin un equipo capacitado, comprometido y alineado con los beneficios de la automatización, cualquier cambio está destinado al fracaso. En innumerables ocasiones el error está en pensar que el software resolverá todo sin acompañamiento humano.
Las capacitaciones que hagas a tu equipo se recomienda que las inicies mostrando los beneficios que se conseguirán con la automatización, con muestras concretas. Por ejemplo, cuántas horas ahorradas se calculan para el equipo con la puesta en marcha de las tareas automatizadas o cómo se podría bajar la tasa de errores con el uso de esta tecnología.
Y no te olvides de generar espacios de conversación para resolver dudas (que las habrá) y escuchar sugerencias de mejoras del equipo: varias cabezas piensan mejor que una sola.
Los resultados deben medirse. Algunas empresas contables implementan tecnología, pero no se detienen a medir si efectivamente esta inclusión en el proceso está generando los beneficios esperados. Automatizar sin indicadores claros es como manejar en una dirección que no conoces sin GPS: puedes avanzar, pero no sabes a ciencia cierta si vas en la dirección correcta.
Pero, ¿qué deberías estar midiendo para tener una visión clara de si estás implementando bien la tecnología en tus procesos? Una buena idea sería medir el tiempo promedio de conciliación antes de la implementación y después. También, la cantidad de documentos centralizados automáticamente en relación a cuántos se centralizaban de manera manual.
¿Tienes claro el número de errores reportados en tus procesos contables? Lo ideal es que sí, para poder compararlos cuando ya estés usando la tecnología de automatización en tu empresa.
Y no olvides la percepción de tus clientes. Con encuestas cortas podrás ir midiendo su satisfacción con tus servicios.
No improvises. Define qué automatizar primero, qué procesos vendrán después y qué beneficios esperas lograr en cada etapa. Un plan claro evita la sobrecarga y facilita medir avances.
No estás solo en este proceso. Busca aliados tecnológicos que tengan experiencia con estudios contables y te acompañen en cada etapa, especialmente en los primeros meses de implementación.
Escuchar experiencias de colegas te puede evitar errores y darte ideas de cómo implementar de forma más ordenada y efectiva.
Automatizar bien desde el principio además de ser una decisión tecnológica, también es una jugada estratégica para cuidar tu tiempo, tu reputación y tu tranquilidad. Cuando tu operación contable está bien armada desde la base, los errores operativos se reducen drásticamente, las tareas repetitivas dejan de consumir horas valiosas, y tu equipo puede enfocarse en lo que realmente mueve la aguja: asesorar, hacer crecer el negocio y atender a más clientes sin desbordarse.
Además, como empresa estarás proyectando una imagen mucho más profesional ante tus clientes, con información siempre actualizada, respaldada y disponible en tiempo real. Frente a una fiscalización, puedes dormir tranquilo: tus procesos están estandarizados, auditables y protegidos.
Cuando la automatización se hace bien, los resultados son concretos y medibles. Te permite transformar tu estudio contable en un negocio más ágil, eficiente y rentable, preparado para crecer sin sobrecarga ni riesgos innecesarios.
Si quieres seguir profundizando, te invitamos a leer nuestro blog: 5 pasos para automatizar tu estudio contable sin perder el control. Allí encontrarás una hoja de ruta clara y consejos prácticos para modernizar tu estudio de forma ordenada y segura.
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